Een vraag die in vrijwel elk ECM traject gesteld wordt gaat over welke bestaande documenten geconverteerd moeten worden naar de nieuwe ECM omgeving. Dit betreft zowel de digitale documenten maar vooral ook de fysieke documenten.
Vooral organisaties die erg documentintensief zijn hebben vaak enorme hoeveelheden papieren dossiers opgebouwd in de loop van de jaren. Voorbeelden van dergelijke organisaties zijn: accountancy kantoren, hypotheek verwerkers, zorg instellingen, advocaten kantoren, enzovoort. Bij de start van een ECM traject bestaat nog vaak het idee dat zoveel mogelijk informatie gedigitaliseerd dient te worden. In de loop van het traject blijkt vaak dat de impact van de digitalisering erg groot is en het project budget voor meer dan de helft kan opeisen. Voor de conversie van papieren documenten geldt: Bezint eer ge begint!
Redenen hiervan zijn:
- De opslag van de fysieke documenten is niet altijd van voldoende structuur voorzien om deze snel middels een geautomatiseerd proces te kunnen digitaliseren;
- Verschillende papierformaten (A3, A4, A5) in fysieke dossiers vragen speciale aandacht waardoor de snelheid van het scanproces geremd wordt;
- Fysieke dossiers zijn meestal niet zomaar door een scanner te halen vanwege ingebonden bladzijden, nietjes, vouwen enz. Het opschonen van deze dossiers vraagt veel mankracht.
Voordat besloten wordt om grote hoeveelheden documenten te digitaliseren dient goed overwogen te worden wat de toegevoegde waarde daarvan is voor de organisatie. Waarom zou je dossiers die nooit meer bekeken worden nog digitaliseren? Uiteraard zijn hier wel redenen voor aan te wijzen (compliancy, kennismanagement, enz) maar in lang niet alle gevallen gaan deze op.
Zaken die vaak onderschat worden bij een fysieke conversie naar digitale documenten en daardoor een groot deel van het totale projectbudget kunnen uitmaken zijn:
- Er dient een proces uitgedacht te worden die bulkconversie mogelijk maakt. Hiervoor bestaan gespecialiseerde organisaties die het volledige scanproces uit handen kunnen nemen.
- Het scanproces is voor elke organisatie maatwerk waardoor maatwerk tooling nodig is voor de technische ondersteuning;
- Om de digitale documenten beschikbaar te maken in de nieuwe ECM omgeving zijn interfaces nodig die in veel gevallen maatwerk zijn;
- Het uitvoeren van het proces kan een grote logistieke uitdaging betekenen voor de opdrachtgever en scanpartij doordat veel afstemming nodig is met afdelingen en eindgebruikers.
- Het aanleveren van dossiers vraagt vaak voorbereiding door de opdrachtgever wat veel tijd vergt van de organisatie.
- Het daadwerkelijke bulkscannen is een specialistisch proces dat vaak niet door de interne organisatie uitgevoerd kan worden. In de praktijk blijkt vaak dat bij intern uitgevoerde scantrajecten de gerealiseerde kwaliteit onder de maat is. Hierdoor is er onduidelijkheid of alle dossiers gedigitaliseerd zijn en is de indexering vaak niet compleet of foutief uitgevoerd.
Concluderend een aantal tips voor organisaties die een conversietraject overwegen:
- Voer de conversie enkel uit op dat gedeelte van de dossiers waarvoor duidelijk aanwijsbaar toegevoegde waarde bestaat. (bv enkel de onder handen zijnde dossiers);
- Stel gedurende het ECM traject regelmatig de vraag of er niet minder gedigitaliseerd kan worden;
- Selecteer een leverancier die gespecialiseerd is in dit soort trajecten, denk niet te eenvoudig over het traject er komt vaak veel ervaring bij kijken om dergelijke trajecten effectief uit te voeren;
- BEZINT EER GE BEGINT!